Mandátní smlouva o zajišťování správy

společných částí domU

  č. 001 -371-2009-M

Smluvní strany:

1.Společenství pro dům Augustinova 2084 - 2086

            Sídlo: Augustinova 2085, 148 00 , Praha 4 – Chodov

            zapsané v rejstříku společenství vlastníků vedeném u Městského soudu v Praze v oddílu S,             vložka 10634

            IČ: 72042044

            DIČ: CZ

            Bankovní spojení: ČSOB,a.s., Thámova 20, 186 00, Praha 8 - Karlín

            Číslo účtu: 233789700/0300

            Jménem společenství jedná :

            předseda výboru:  Ing. Radovan Aulík

            místopředseda výboru: Ing. Pavel Mazný

dále jen „mandant“

            a

2. Stavební bytové družstvo POKROK

sídlo : Kollárova 157/18, 18600 Praha 8

zapsáno v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddílu Dr XCVIII, vložka 53

IČ: 00034398                            

DIČ : CZ00034398

Bankovní spojení: ČSOB, a.s., pobočka Praha 8, Thámova 20

Číslo účtu: 746750/0300

Zastoupené :

Ing. Oldřichem Sovou, předsedou představenstva

Ing. Pavlem Beránkem, místopředsedou představenstva

na straně druhé jako „mandatář – správce“

dále jen „správce“

uzavírají tímto Mandátní smlouvu o zajišťování správy společných částí domu (dále jen „smlouva“)

Smluvní strany se podle § 262 obchodního zákoníku dohodly, že jejich vztahy z této smlouvy se budou řídit obchodním zákoníkem, a proto podle § 566 až 576 obchodního zákoníku uzavírají tuto mandátní smlouvu o zajišťování správy společných částí domu a pozemku.

Pro účely této smlouvy platí vymezení pojmů a hospodaření podle zákona č. 72/1994 Sb. v platném znění.    

Čl. I

Předmět smlouvy

Předmětem smlouvy je úplatný výkon správy, zajišťování provozu a oprav společných částí domu č.p. 2084 - 2086, ul. Augustinova, Praha 4 – Chodov a pozemků (dále jen správa) a stanovení některých práv, povinností a výkonu činností, vyplývajících ze vztahů vlastníků, společenství vlastníků a správce v domě v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména zákona č. 72/1994 Sb. o vlastnictví bytů ve znění pozdějších předpisů.

Čl. II

Práva a povinnosti správce

1. Zajišťovat dodávku sjednaných služeb, údržbu, opravy, rekonstrukci a modernizaci spol. částí domu a zařízení domu a pozemku v rozsahu podle požadavků mandanta a v souladu s platnými právními předpisy. Součástí povinností správce je dohlížet na řádné plnění těchto smluvních vztahů a v případech vadného, neúplného nebo nekvalitního plnění přijímat v součinnosti s mandantem v přiměřené době a čase opatření k řádné nápravě.

2. Zajišťovat i bez souhlasu mandanta v běžném roce periodické kontroly a revize technických zařízení domu vyplývajících z ustanovení právních předpisů a norem pro provoz obytných domů a předávat mandantovi kopie revizních zpráv do 10ti dnů po obdržení.

3. Zajišťovat bezodkladně i bez souhlasu mandanta nezbytné zabezpečovací a údržbové práce v případech, kdy je možné předpokládat vznik dalších škod ve společných prostorách domu, jednotkách nebo na majetku vlastníků a nájemců jednotek. Zároveň je správce o takto vzniklých situacích povinen informovat mandanta.

Tyto práce zajišťuje správce Pohotovostní havarijní službou (PHS) na základě samostatné Smlouvy o poskytování havarijních služeb uzavřené mezi správcem a mandantem.

4. Zajistit smluvně, na základě plné moci, dodávku služeb spojených s bydlením a užíváním nebytových prostor, a to zejména :

1. dodávku tepla a teplé užitkové vody
2. dodávku studené vody a odvod odpadních vod

3. dodávku elektrické energie pro společné části domu

4. odvoz domovního odpadu
5. úklid společných prostor objektu, úklid a schůdnost přístupových komunikací
6. opravy a údržba STA

Tímto ustanovením není dotčeno právo mandanta na změnu dodavatele výše uvedených služeb.

5. Zajistit prostřednictvím smluv uzavřených jménem správce na základě plné moci služby:

1. na pojištění společných částí domu
2. servis na údržbu a opravy výtahů
3. servis a kontrolu požárního zabezpečení objektu
4. provedení odečtu měřidel a rozúčtování nákladů na vytápění, TUV a SV

Náklady vyplývající z těchto smluv budou správcem přeúčtovány mandantovi. Tímto ustanovením není dotčeno právo mandanta na změnu dodavatele výše uvedených služeb.

6. Zajišťovat likvidaci pojistných událostí.

7. Na základě žádosti mandanta a ve spolupráci s mandantem provádět nabídková řízení nebo poskytnout nezbytnou součinnost při jejich provádění.

8. Poskytovat mandantovi právní servis spočívající v přípravě standardní Smlouvy o dílo se zhotovitelem podle výběru mandanta a poskytovat právní poradenství v rozsahu 3 hodin měsíčně určeném mandátní smlouvou nebo konzultace týkající se správy domu. Výše uvedený rozsah právního poradenství je v případě nevyčerpání v daném měsíci převeditelný do dalších měsíců.

Podle pokynů mandanta a na základě jeho písemného požadavku a plné moci uzavírat smlouvy se zhotoviteli oprav, rekonstrukcí a modernizací objektu jménem mandanta a uplatňovat reklamace vůči zhotovitelům na výše uvedené dle pokynu mandanta.

9. Správce poskytuje mandantovi prostřednictvím svého výtahového technika službu „provozování výtahů“. Správce je tímto plně odpovědný za bezpečný provoz zařízení a dodržování platných norem a právních předpisů, zodpovídá ze veškerá rizika plynoucí z provozování výtahů a přebírá veškerou zodpovědnost za jejich provoz. Popis této služby je uveden v dokumentu „Služba Provozování výtahů“, který je přílohou č. 11 této Smlouvy.   

Činnost výtahového technika je zpoplatněna paušální částkou 159,-Kč/měsíc za jeden výtah + DPH.

Uvedený poplatek bude fakturován měsíčně.

10. Vykonávat administrativní a technickou činnost spojenou se správou domu a vést evidenci členů Společenství vlastníků.

11. Vést podvojné účetnictví mandanta vč. zpracování účetní závěrky v souladu s platnými právními předpisy.

12. Vypracovávat podklady k přiznání daně z příjmů právnických osob a předávat je mandantovi 15 dnů před lhůtou stanovenou právním předpisem k jeho podání.

13. Vypracovávat ve spolupráci s mandantem návrh plánu povinných revizí, oprav, rekonstrukcí a modernizace domu vč. plánovaných výdajů na jejich realizaci pro následující rok a předkládat jej mandantovi nejpozději do 30.9. běžného roku.

Mandant projedná a schválí návrh plánu oprav včetně případných změn a předá jej správci do 5.11. běžného roku.

14. Vypracovávat pro následující rok „Podklad pro stanovení záloh příspěvků vlastníka a záloh na služby pro následující rok“ (dále „podklad“) a předkládat jej nejpozději do 30.9. běžného roku mandantovi k projednání.

Mandant projedná předložený podklad a po projednání a schválení, včetně případných změn, jej předá správci do 5.11. běžného roku.

Na základě schváleného rozpočtu výdajů za služby stanoví správce výši měsíční zálohy za dům jako 1/12 z celkové roční zálohy za dům a stanoví výši měsíční zálohy připadající na jednotlivé vlastníky a nájemce jednotek v souladu s příslušnými, obecně závaznými právními předpisy a se stanovami mandanta.

Správce je oprávněn měnit v průběhu zúčtovacího období výši měsíčních záloh stanovených dle tohoto odstavce jen na základě písemného souhlasu mandanta. Stanovený předpis měsíčních záloh zašle správce doporučeně poštou jednotlivým vlastníkům na náklady mandanta.

15. Vykonávat správu nebytových prostorů a společných částí domů, které jsou ve spoluvlastnictví členů společenství, podle § 24, odst. 4, zákona č. 72/1994Sb. v platném znění.

V souvislosti s touto činností správce:

1. jménem mandanta uzavírá a vypovídá nájemní smlouvy k těmto prostorům dle písemného pokynu mandanta.
2. provádí kontrolu plateb nájemného a úhrad za služby.
3. provádí rozúčtování nezdaněného zisku z přijatého nájemného mezi spoluvlastníky těchto prostorů podle jejich spoluvlastnických podílů na nebytovém prostoru nejpozději do 31.1. běžného roku.

16. Provádět vyúčtování všech zúčtovatelných záloh dle čl. II, odst. 14 takto:

1. do 30.4. roku následujícího po roku, za nějž je vyúčtování prováděno provede správce vyúčtování všech zúčtovatelných záloh. Jedná se o vyúčtování v členění na jednotlivé vlastníky a nájemce bytových jednotek i uživateli nebytových prostor.
2. do 31.7. provede správce finanční vyrovnání přeplatků a nedoplatků s jednotlivými vlastníky i nájemci bytových jednotek i uživateli nebytových prostor.
3. vyúčtování s nedoplatky zašle správce doporučeně poštou jednotlivým vlastníkům a nájemcům na náklady mandanta.

Vyúčtování s přeplatky zašle správce obyčejně poštou jednotlivým vlastníkům a nájemcům na náklady mandanta.

4. zůstatek dlouhodobé zálohy na opravy (DZO), rekonstrukci a modernizaci domů bude účetně převeden do dalšího roku.

17. Vést evidenci a provádět kontrolu úhrady plateb předpisu záloh na správu domu a za služby od jednotlivých vlastníků. Přehled dlužných částek jednotlivých vlastníků předává správce mandantovi čtvrtletně spolu s výsledky hospodaření dle čl. II, odst. 20c) a d), případně aktuální stav na vyžádání v oddělení nájemného.

18. Zasílat upomínky k úhradě dlužných částek za plnění poskytovaná v souvislosti s užíváním bytových jednotek, nebytových prostor nebo části nemovitosti, upomínat úhradu dlužné částky příspěvků vlastníků jednotek na náklady spojené se správou domů a pozemků.

Upomínka zaslaná dlužníkům – vlastníkům je zpoplatněna částkou dle platného ceníku SBD POKROK, kterou uhradí dlužník správci na účet společenství. Poplatek za upomínku si následně správce přefakturuje.

V případě, že ani po zaslání upomínky vlastník neuhradí dlužnou částku, bude správce konat podle pokynů mandanta.

Uzavírat „Splátkové dohody“ s dlužníkem – vlastníkem do výše dlužné částky 24.000,-Kč s maximální dobou splatnosti 12 měsíců. Uzavření „dohody je zpoplatněno částkou dle platného ceníku SBD POKROK, kterou uhradí dlužník správci na účet společenství. Poplatek si následně správce přefakturuje.

19. Potvrzovat faktury dle čl. II, odst. 4 této smlouvy, provádět jejich úhradu a neprodleně předávat kopie faktur mandantovi.

Správce je odpovědný za dodržení termínu splatnosti faktur.

Všechny ostatní faktury správce předloží mandantovi. Mandant svým podpisem stvrdí věcnou správnost účetního případu a předá faktury správci k zaúčtování a úhradě.

Správce neodpovídá za pozdní úhradu výše uvedených nákladů z důvodu nedostatku finančních prostředků nebo v případě pozdního odsouhlasení faktur mandantem. Správce je odpovědný za dodržení termínu splatnosti faktur.

20. Správce je dále povinen :

1. předkládat jednou ročně, nejpozději do 15.4. následujícího roku, „Zprávu o  hospodaření domu, stavu finančních prostředků a činnosti správce za uplynulý rok“.
2. předkládat přehled o stavu společných částí domů a ostatních závažných skutečnostech spojených se zajišťováním správy, vypracovaný na základě technické prohlídky objektu, provedené nejpozději do 30.6. běžného roku.
3. předkládat jednou čtvrtletně, nejpozději do 6 týdnů po skončení čtvrtletí, s výjimkou IV. čtvrtletí, výsledky hospodaření.
4. předkládat nejpozději do 15.3. roční účetní závěrku (rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha) včetně výsledku hospodaření za IV. čtvrtletí předchozího roku.
5. hájit zájem společenství ohrožené porušením či porušováním smluv či obecně závazných předpisů, příslušných správních či soudních řízení a po dohodě se zástupci společenství zprostředkovat jejich zastupování.
6. zacházet s osobními údaji tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

21. Vést personální agendu a mzdové účetnictví zaměstnanců v pracovně právním vztahu s mandantem na základě dohod o pracovní činnosti, resp. o provedení práce, včetně daňových povinností vůči příslušným finančním úřadům a pojišťovnám.

Za vedení personální agendy a mzdového účetnictví těchto zaměstnanců, vykonávajících činnost ve prospěch mandanta, si bude správce účtovat poplatek ve výši 200,-Kč + DPH za zaměstnance v měsíci, kdy je mzda zúčtována.

22. Vést personální agendu a mzdové účetnictví funkcionářů mandanta včetně daňových povinností vůči příslušným finančním úřadům.

Provádět výplatu odměn funkcionářů mandanta podle pokynů mandanta na účty u peněžních ústavů výše uvedených funkcionářů.

Za vedení personální agendy a mzdového účetnictví funkcionářů mandanta bude mandantovi účtován poplatek 200,-Kč + DPH za účtovanou položku v příslušném měsíci.

23. Správce je povinen neprodleně informovat mandanta o nedostatku finančních prostředků na účtu mandanta.

24. Při výkonu správy je správce povinen postupovat v souladu s platnými zákony a předpisy, stanovami mandanta a se zájmy mandanta.

25. Správce umožní mandantovi na základě jím dodaných podkladů, bezplatnou aktivaci, užívání a případné ukončení přístupu na informační server služby INFO24.

26. V případě, že mandant zřídí svůj běžný účet u ČSOB,a.s umožní správce, prostřednictvím produktu ČSOB „Fiktivní cashpooling“, využívat výhod z uložených finančních prostředků správce. 

27. Správce zodpovídá společenství za škody, které způsobí při výkonu své činnosti dle této smlouvy svými zaměstnanci nebo osobami, které za něj vykonávají zajištěné činnosti.

28. Správce předloží mandantovi doklad o sjednání pojištění své odpovědnosti za škody, které by mohly vzniknout společenství nebo třetím osobám v souvislosti s výkonem správy.

29. Pokud není uvedeno výše, je správce povinen pro mandanta vykonávat mimo jiné veškeré činnosti uvedené v Soupisu činností zajišťovaných správcem, která je nedílnou součástí této smlouvy jako příloha č. 3.

30. Správce není oprávněn z titulu správce nemovitost či její část zcizovat, zatěžovat nebo zřídit věcné břemeno.

Čl. III

Práva a povinnosti mandanta

1. Mandant je povinen poskytovat správci součinnost, která je nutná k řádnému plnění této smlouvy, bezodkladně informovat o změně vlastníků jednotek v domech s výjimkou převodů jednotek z vlastnictví správce a bezodkladně oznámit správci všechny skutečnosti rozhodné pro plnění předmětu této smlouvy.

2. Mandant zřídil u ČSOB, a.s. pobočka Chámova 20, 186 00, Praha 8 – Karlín běžný účet č. 233789700/0300 na nějž budou zasílány platby dle této smlouvy od jednotlivých vlastníků.

Nájemci bytových jednotek ve vlastnictví SBD POKROK budou uhrazovat své platby na účet SBD POKROK s tím, že SBD POKROK bude tyto platby za všechny nájemce zasílat na účet mandanta do konce běžného měsíce, za který jsou tyto platby uhrazeny.

Dispoziční právo pro správce k tomuto účtu je zaručeno pro účely používání finančních prostředků k úhradě výdajů mandanta Smlouvou o poskytování bankovních služeb prostřednictvím „ČSOB BusinessBanking 24“.

3. Mandant doručí správci kopii smlouvy o otevření běžného účtu a zajistí přímé zasílání originálů bankovních výpisů správci. Správce zašle kopie bankovních výpisů mandantovi v termínech totožných se zasíláním zprávy o výsledku hospodaření dle čl. II, odst. 20c.

4. Mandant souhlasí s tím, aby vlastníci hradili poplatky určené správci v rámci měsíčního předpisu plateb na účet mandanta. Poplatky si následně správce přefakturuje.

5. Mandant je povinen vést svoji pokladnu (pokladní deník, vystavovat příjmové a výdajové doklady).

6. Mandant je povinen předávat originály všech účetních dokladů správci k zaúčtování nejpozději do 5 pracovních dnů po skončení čtvrtletí. 

7. Za plnění předmětu této smlouvy je mandant povinen platit správci odměnu, kterou správce vyfakturuje po 15. dne běžného měsíce. Tato odměna činí za výkon činností dle čl. II této smlouvy 149,- Kč/byt(NP)/měsíc + DPH.

Odměnu lze zvýšit pouze s písemným souhlasem mandanta nebo dle čl. III, odst. 8 této smlouvy.

8. Správce může provést navýšení svých poplatků stanovených touto smlouvou o míru inflace, pokud podle výnosu Českého statistického úřadu míra inflace za předchozí období (rok) překročí 5%. Změnu výše poplatků je správce povinen  mandantovi oznámit minimálně 2 měsíce předem.

9. Mandant je povinen provést svoji registraci na místně příslušném finančním úřadu dle platných daňových předpisů a informovat písemně o této skutečnosti správce.

Čl. IV

Ukončení smlouvy

1. Smlouvu lze ukončit  písemnou dohodou nebo písemnou výpovědí.

2. Výpovědní doba činí 6 měsíců a začíná plynout od 1. dne následujícího měsíce po prokazatelném doručení písemné výpovědi druhé straně. V pochybnostech se má za to, že výpověď byla doručena 10. den po podání na poštu. Výpověď nabývá účinnosti uplynutím této doby.

3. V případě trvalého nedostatku finančních prostředků mandanta na jeho účtu, po dobu 3 měsíců, může správce smlouvu vypovědět. Výpovědní doba dle odst. 2 tohoto  článku se zkracuje na 2 měsíce.

4. V případě hrubého porušení povinnosti správce, může mandant tuto smlouvu vypovědět. Výpovědní doba dle odst. 2 tohoto článku se zkracuje na 1 měsíc.

5. V případě, že správce využije možnosti navýšení svých poplatků dle Čl. III., odst. 8 této smlouvy, může mandant smlouvu vypovědět. Výpovědní doba se v tomto případě zkracuje na 2 měsíce.

6. V souvislosti s ukončením výkonu správy je správce povinen předat mandantovi dostupnou technickou dokumentaci, případně další písemné materiály, které měl v souvislosti se svou činností k dispozici, a to nejpozději k datu ukončení účinnosti smlouvy. Do skončení výpovědní doby je správce povinen postupovat podle této smlouvy.

Účetní doklady předá správce mandantovi do následujících 6 týdnů, tj. po účetním uzavření předchozího období.

Čl. V.

Přechodná ustanovení

1. Případné platby ve prospěch mandanta, které správce obdrží na svůj účet po datu účinnosti této smlouvy, budou převedeny na účet mandanta do 14 dnů po obdržení. Platby připsané na účet správce po uplynutí 2 měsíců od data účinnosti této smlouvy budou vráceny zpět plátcům těchto plateb.

2. Převod finančních prostředků mandanta dosud vedených na účtu SBD Pokrok bude uskutečněn na účet mandanta formou zálohy ve výši 80% z celkového objemu finančních prostředků mandanta , a to do 14 dnů od data účinnosti této smlouvy.

            Případný přeplatek na účtu mandanta způsobený úhradou faktury z účtu správce za mandanta, si správce přefakturuje do dvou měsíců od data účinnosti této smlouvy. Tyto     přefakturace budou uhrazeny z účtu mandanta jako faktury dle odst. 4 této smlouvy, v            režimu dle čl. II, odst. 19 této smlouvy.

3. Zbývající finanční prostředky budou zaslány na účet mandanta dle závěrečné účetní bilance, která bude zpracována do 2 měsíců od data účinnosti této smlouvy.

Současně se závěrečnou účetní bilancí správce do 2 měsíců od data účinnosti této smlouvy vypracuje předávací protokol účetních dokladů a vyzve mandanta k jejich převzetí.

4. Správce předá mandantovi do 60 dnů od účinnosti této smlouvy zprávu, jejímž obsahem bude stav převedených finančních prostředků mandanta na jeho účet, výše finančního vyrovnání nedoplatků za byty ve vlastnictví správce a soupis vlastníků, kteří v uvedeném termínu neposlali své měsíční úhrady na účet mandanta.

Přílohou budou potvrzení o zajištění služeb dle čl.lI, odst. 5 této smlouvy

Čl. VI

Společná a závěrečná ustanovení

1. Správce je v den podpisu této smlouvy také vlastníkem jednotek nepřevedených do vlastnictví svých členů a spoluvlastníkem společných částí domů.

2. Správce touto smlouvou přebírá odpovědnost za správnost a úplnost účetní evidence za předchozí období a zároveň se zavazuje v termínu do 4. 12. 2009 předat mandantovi veškeré dokumenty související s objektem.

3. Přílohou č. 1 této smlouvy je plná moc udělená mandantem správci.

4. Přílohou č. 2 je soupis zaměstnanců správce, pracujících s údaji mandanta.

5. Přílohou č. 3 je Soupis činností zajišťovaných správcem.

6. Přílohou č. 4 jsou Stanovy mandanta

7. Přílohou č. 5 je Výpis mandanta z Rejstříku společenství vlastníků jednotek

8. Přílohou č. 6 je Autorizační karta pro ověření pravosti požadavku (podpisové vzory členů výboru a revizora mandanta)

9. Přílohou č. 7 je Výpis z Obchodního rejstříku správce

10. Přílohou č. 8 je kopie Živnostenského listu správce

11. Přílohou č. 9 je Prohlášení o pojištění správce SBD Pokrok

12. Přílohou č. 10 je kopie Osvědčení dle norem ISO

13. Přílohou č. 11 je dokument Služba Provozování výtahů

14. Mandant zmocňuje správce k podpisu účetních dokladů jako osoby odpovědné za účetní případ.

15. Veškeré změny této smlouvy lze provádět pouze písemně formou dodatku.

16. Smlouva je vyhotovena ve 4 výtiscích, z nichž správce i mandant obdrží po dvou výtiscích.

17. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou, je platná dnem podpisu a nabývá účinnosti dnem 1.1.2010